Defter ve Belgelerin Muhafaza Ödevi

Mükellefler tutmak ve düzenlemek zorunda bulundukları defter ve belgelerini Vergi Usul Kanunu’na ve Türk Ticaret Kanunu’na göre muhafaza etmeye mecburdurlar.

I-GİRİŞ :

VUK’un 253. maddesinde, “Bu Kanun’a göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.” 254. maddesinde, “Bu Kanun’a göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar, 232, 234 ve 235 maddeler mucibince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.” hükümleri yer almaktadır.

Türk Ticaret Kanunu’nun 68. madde hükmünde ise “Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kağıtları tarihlerinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar.” denilmektedir.

II- VERGİ USUL KANUNU’NA GÖRE MUHAFAZA ÖDEVİ

Vergi Usul Kanunu’na göre defter tutmak zorunda olan ile defter tutma mecburiyetinde olmayanlar tuttukları, kullandıkları veya almaya mecbur oldukları;

– Defterleri,

– Alış ve satış faturalarını,

– Sevk irsaliyelerini,

– Fatura yerine geçen perakende satış fişlerini, makineli kasaların kayıt rulolarını, giriş ve yolcu taşıma biletlerini, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını,

– Serbest meslek makbuzlarını,

– Ücret Bordrosu ve Bordro yerine geçen vesikaları,

– Taşıma irsaliyesi, yolcu listesi,günlük müşteri listelerini

– Yazdıkları ve aldıkları mektup, telgraf ve hesap hülasalarını, gönderilen ve gelen muhabere (haberleşme) evrakını,

– Mukavelename, taahhütname, mahkeme ilamları gibi hukuki vesikalarla, ihbarname karar örnekleri vergi makbuzları gibi vergi evrakını, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.

Burada önemli nokta muhafaza süresinin başlangıcının defter ve vesikaların ilgili olduğu yıla bağlı olması ve tarh ve tahakkuk zamanaşımı ile ilişkilendirilmesidir. Yani evrakın düzenleme tarihi değil vergi ile ilişkilendirildiği yıl önemlidir.

Saklama süresi zamanaşımına bağlı olmakla birlikte zamanaşımı süresinin vergiyi doğuran olay nedeni ile değişebildiği durumlar olmaktadır.

Örneğin; 2005 yılında başlayan ve 2009 yılında biten yıllara sari inşaat işinden dolayı tarh zamanaşımı süresi 2010 da başlayacak ve 31.12.2014 yılında bitecektir. Bu nedenle 2005 yılında alınan veya düzenlenen bir belgenin de 31.12.2014 tarihine kadar saklanması zorunludur.

Çünkü yıllara sari inşaat ve onarım işinde vergiyi doğuran olay işin bittiği yılda doğmakta ve zamanaşımı da izleyen yıldan başlamaktadır. Bu nedenle defter ve belgelerin saklanma süresi de zamanaşımına göre belirlenecektir.

Mükelleflerin geçmiş yıllarla ilgili zarar mahsubunda özellik arzeden durum, geçmiş yıllara ait zarar mahsup edildiğinde bu mahsup hangi yılın beyannamesinde yapılmışsa o yıla ait bir matrah unsuru kabul edilir bu durumda zararın meydana geldiği yıl kayıtlarının mahsubun yapıldığı yıl kayıtlarının saklama süresi sonuna kadar muhafaza edilmesi gerekir. Aksi durumda matraha ait bir gider belgesinin tevsiki mümkün olmadığından zararında kabulü de söz konusu olamayacaktır.

Örnek: (X) Ltd. Şti 2007 yılı zararını 2009 yılındaki kazancından mahsup etmiştir. Bu durumda mükellef 2007 yılına ait defter ve belgelerini ilgili bulunan yıl olan 2009 yılını dikkate alarak 31.12.2014 tarihine kadar saklamakla yükümlüdür.

Ayrıca özellik arzeden bir durum da sabit kıymetler için ayrılan amortismanlardır. Çünkü amortismanlar da ilgili yılda gider olarak kayıtlara alınır. Amortisman konusu olan kıymet üzerinden amortisman ayrılarak gider yazılmışsa yazılan bu giderin doğruluğunun tevsiki gerekmektedir. Bu nedenle de sabit kıymetin alış belgesinin ve önceden ayrılan amortisman kayıtlarının muhafazası, sabit kıymetin tamamen itfa edildiği yılı takip eden yıldan başlayacaktır.

Defter tutma mecburiyetinde olmayan mükellefler ise almaya mecbur oldukları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile ve düzenlenme tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza ile yükümlüdürler.

III- TÜRK TİCARET KANUNU’NA GÖRE MUHAFAZA ÖDEVİ

Türk Ticaret Kanunu’na göre defter tutmak mecburiyetinde olan kimse ve işletmeye devam eden halefleri defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kağıtları tarihlerinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar. Bu Kanun’a göre ise defterlerin saklanma süresinin başlangıcı olarak son kayıt tarihi dikkate alınmıştır.

Örneğin; 2008 yılına ait yevmiye defterinin, kapanış tasdiki 15.01.2009 tarihin de yapılmış ise 15.01.2019 tarihinde, kapanış tasdiki yaptırmamış ve defterdeki son kayıt tarihi 20.10.2008 ise 20.10.2018 tarihinde saklanma ve ibraz mecburiyeti sona erecektir.

Ayrıca diğer hesap ve kağıtların ise saklanma süresi düzenlenme tarihinden itibaren başlamaktadır.

Örneğin; l0.11.2008 tarihinde düzenlenen belgenin saklanma süresi 10.11.2018 tarihinde sona erer.

Bu defter ve kağıtları hakiki şahıs tacirin ölümü halinde mirasçıları tarafından, ticareti terk etmesi halinde kendisi tarafından saklanması gerekmektedir. Ayrıca mirasın resmi tasfiyesi halinde defter ve kağıtlar Sulh Mahkemesi tarafından saklanır.

Kolektif ve adi komandit şirketlerin her ne suretle olursa olsun infisahı halinde bunlara ait defter ve kağıtlar şirket merkezinin bulunduğu yerdeki salahiyetli mahkeme tarafından saklanmak üzere ortaklardan birine veya notere teslim edilir. Diğer şirketlerin infisahı halinde ise notere tevdi olunur.

IV- DEFTER VE BELGELERİN ELDE OLMAYAN NEDENLERLE ZİYAA UĞRAMASI

Mükellefler saklamakla zorunlu olduğu defter ve belgeleri, muhafaza süresi içinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Ancak defter ve belgeleri yangın, su baskını, yer sarsıntısı gibi afetler sebebiyle saklama süresi içinde ziyaa uğramışsa mükellef bu durumu 15 gün içinde işletmenin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine bildirmek ve mahkeme kararı ile belgelendirmekle yükümlüdür.

Aksi halde yetkililerce istenen defter ve belgeler ibraz edilmemiş sayılarak VUK’un 30. madde hükmüne göre re’sen vergi tarhedilmesi ve 359. maddeye göre de hakkında kaçakçılık suçu ve cezası uygulanması ile karşı karşıya kalınır.

V- SONUÇ

13.01.2011 tarih ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu([1]) 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe girecektir. Kanun’un yürürlüğe girmesi ile 1533. madde hükmüne göre 29.06.1956 tarih ve 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu yürürlükten kaldırılacaktır.

Saklama ve ibraz yükümlülüğü ise 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesinde düzenlenmiştir. Bu madde hükmüne göre de ticari defter ve belgelerin saklanma yükümlülüğünün süresi değişmemiş yine on yıl olarak hükme bağlanmıştır. Ancak saklama süresinin başlangıcı son kaydın yapıldığı takvim yılının bitişiyle başlayacaktır.

Ticari işletmelerde esas amaç bir kazanç elde etmek olmakla birlikte işletme sahipleri faaliyetin başlangıcından sonuna kadar kanunlarla yüklenen sorumlulukları da yerine getirmek zorundadırlar. Bunun tersi durumlar da işletmenin faaliyeti sekteye uğrayacağı gibi altından kalkılamayacak kadar ağır yaptırımlarla da karşı karşıya kalınır.

Ayşe GINALI *
Yaklaşım

(*) Antalya Vergi Dairesi Başkanlığı, Kurumlar Vergi Dairesi Müdürlüğü, Vergi Dairesi Müdür Yrd.

[1] 14.02.2011 tarih ve 27846 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır